Audyt BHP na evencie: co musisz wiedzieć?

Dlaczego audyt techniczny to podstawa?

W Theroyaleevents zawsze zaczynamy od sprawdzenia technicznego obiektu. W 2023 roku przeprowadziliśmy 47 audytów w różnych lokalizacjach na terenie Wielkopolski. Zauważyliśmy, że w 14 przypadkach drogi ewakuacyjne były zastawione przez sprzęt cateringowy. To błąd, który może kosztować tysiące złotych kary lub przerwanie imprezy w połowie.

To ma po prostu działać, więc nie liczymy na szczęście. Zanim podpiszemy umowę z lokalem, nasz zespół weryfikuje atesty trudnopalności wykładzin i dekoracji. Jeśli dostawca nie posiada dokumentu z ostatnich 12 miesięcy, szukamy kogoś, kto go ma. To nasza zasada – bez owijania w bawełnę, bezpieczeństwo gości jest dla nas priorytetem przed estetyką.

Lista dokumentów, które musisz mieć pod ręką

Przygotuj segregator na te dokumenty. Po pierwsze – aktualny protokół przeglądu instalacji elektrycznej, nie starszy niż 1 rok. Po drugie – certyfikaty niepalności dla wszystkich elementów konstrukcyjnych sceny czy standów. Podczas naszych realizacji wymagamy tych zaświadczeń od każdego podwykonawcy na 7 dni przed startem montażu.

Trzecia kwestia to plan ewakuacji dostosowany do liczby osób. Jeśli planujesz event na 156 osób, musi on uwzględniać drogę wyjścia dla każdego z nich, w tym dla osób z niepełnosprawnościami. Warto mieć wydrukowaną kopię w biurze organizatora oraz w punkcie dowodzenia. Sprawdzamy techniczne podstawy za każdym razem, żeby uniknąć nerwówki podczas kontroli służb.

Jeśli planujesz event na 156 osób, musisz znać drogę ewakuacji dla każdego z nich.

Współpraca z ochroną i służbami

Kiedy przyjeżdża ochrona, sprawdźmy ich wiedzę na temat obiektu. Czy wiedzą, gdzie są hydranty? W 2024 roku zdarzyło się, że ekipa ochrony na naszym evencie nie znała lokalizacji kluczy do bramy wjazdowej. Od tamtej pory robimy krótką odprawę (briefing) z liderem ochrony na 2 godziny przed otwarciem bram. To daje nam 94.1% pewności, że w razie awarii nie będzie paniki.

Pamiętaj, że policja lub straż pożarna mogą w każdej chwili zapytać o pozwolenie na organizację imprezy masowej, jeśli przekraczasz ustawowe limity. Zawsze miej pod ręką decyzję urzędową i aktualne polisy OC. Nasze doświadczenie pokazuje, że komplet dokumentów w jednym miejscu skraca czas rozmowy z urzędnikiem o około 40 minut.

Co robić, gdy coś pójdzie nie tak?

Najgorsze, co możesz zrobić, to udawać, że problemu nie ma. Jeśli podczas wydarzenia zdarzy się drobna usterka techniczna – na przykład zwarcie w instalacji nagłośnienia – wyłącz zasilanie i sprawdź główny bezpiecznik. W Theroyaleevents mamy zawsze w zapasie dwa dodatkowe przedłużacze przemysłowe i gaśnicę klasy ABC. To drobiazgi, ale w sytuacjach podbramkowych ratują budżet i wizerunek firmy.

Jeśli masz pytania o konkretne wymogi dla Twojej lokalizacji, zadzwoń do nas. Przeanalizujemy stan prawny Twojego obiektu w ramach konsultacji. Otrzymaj wycenę w 24h, jeśli potrzebujesz wsparcia przy przygotowaniu dokumentacji technicznej do wniosku o organizację eventu.

Najgorsze, co możesz zrobić, to udawać, że problemu nie ma.