Jak czytać kosztorys techniczny?
Dostajesz na maila wycenę od podwykonawcy i widzisz kwoty, które wydają się z kosmosu? Przejdźmy do konkretów. Kosztorys to nie tylko suma końcowa, to mapa tego, co faktycznie dzieje się na budowie wydarzenia.
Dlaczego rubryka 'logistyka' zawsze rośnie?
W Theroyaleevents często widzimy pozycje typu 'logistyka' lub 'transport' rozbite na zbyt wiele drobnych kwot. Jeśli widzisz zapis 'transport sprzętu – 3000 zł' bez wyszczególnienia liczby aut i dystansu, zapytaj o detale. Często zdarza się, że podwykonawcy wrzucają tam ryczałt na paliwo, który nie ma pokrycia w rzeczywistych kilometrach między magazynem a obiektem w Poznaniu.
Zdarzało nam się wykreślać nawet 1200 zł z jednej faktury, gdy po sprawdzeniu trasy okazało się, że magazyn jest 4 kilometry od hotelu. Warto poprosić o rozbicie na 'dojazd techników' i 'transport sprzętu'. To ma po prostu działać, a nie nabijać marżę na niejasnych kosztach operacyjnych.
Jeśli widzisz ryczałt bez wyszczególnienia liczby aut, zapytaj o detale. Diabeł tkwi w transporcie.
Kosztorysy a sprzęt audio-wideo
Druga pułapka to sprzęt AV. Często w kosztorysach widnieją pozycje typu 'zestaw konferencyjny'. Co to oznacza? Dla jednego firmy to dwa mikrofony i jeden monitor, dla innej to pełna obsługa z realizatorem. Zawsze wymagaj listy urządzeń. Sprawdzamy techniczne podstawy każdej wyceny, bo nie ma sensu płacić za system dźwiękowy, który przy sali na 50 osób będzie za słaby lub niepotrzebnie przewymiarowany.
Ostatnio dla klienta z sektora usług finansowych obcięliśmy koszty o 2400 zł, rezygnując z dwóch zbędnych ekranów LED, które nie były potrzebne w układzie teatralnym sali. To konkretne oszczędności, które widać w raporcie końcowym. Bez owijania w bawełnę – płacisz za to, co faktycznie zostanie wykorzystane.
Godziny pracy techników
Trzeci punkt to 'praca w godzinach nocnych' lub 'nadgodziny'. W branży MICE montaże często odbywają się wieczorami. Jednak jeśli kosztorys zakłada 5 techników na 8 godzin montażu w sytuacji, gdy ekipa 3-osobowa poradzi sobie w 4 godziny, przepłacasz. Zawsze analizujemy harmonogram montażu w korelacji z liczbą ludzi.
Pamiętaj, że ekipy często liczą pełne dniówki. Jeśli montaż trwa 3 godziny, a na fakturze widzisz 8 godzin pracy, negocjuj. W Theroyaleevents zawsze dążymy do tego, by liczba rąk do pracy była adekwatna do skali projektu. To nasza metoda na trzymanie budżetu w ryzach bez poświęcania jakości obsługi.
Jeśli montaż trwa 3 godziny, a na fakturze widzisz 8, negocjuj. Płacisz za faktyczną pracę.
Jak rozmawiać z podwykonawcą?
Kiedy kwestionujesz kosztorys, nie rób tego agresywnie. Zapytaj: 'Czy możemy doprecyzować tę pozycję?'. Często wystarczy telefon, żeby wyjaśnić, że dana usługa nie jest potrzebna. Jeśli podwykonawca nie potrafi wytłumaczyć, za co płacisz 2000 zł, to znak, że lepiej poszukać kogoś innego.
Przez ostatnie 7 lat pracy w Poznaniu nauczyliśmy się, że jasne zasady oszczędzają nerwy wszystkim stronom. Nasza rola w Theroyaleevents to pilnowanie Twojego budżetu tak, jakby był naszym własnym. Potrzebujesz sprawdzenia wyceny przed podpisaniem umowy? Otrzymaj wycenę w 24h na nasz audyt techniczny i uniknij przykrych niespodzianek przy końcowym rozliczeniu.
