Optymalizacja techniczna konferencji na 120 osób
Zredukowaliśmy czas setupu sceny poprzez zmianę logistyki dostaw dla firmy logistycznej. Efektem była oszczędność 4 godzin pracy zespołu technicznego.
Podczas planowania konferencji dla 120 osób w Poznaniu, nasz klient zmagał się z przewlekłymi opóźnieniami w montażu scenotechniki. Przejdźmy do konkretów: czas dostawy sprzętu blokował dostęp do sali, co generowało nadgodziny dla ekipy technicznej.
Wyzwanie
Klient zarządzał trzema dostawcami zewnętrznymi, których harmonogramy dostaw nakładały się na siebie w wąskim oknie czasowym. W efekcie montaż sceny, oświetlenia i systemów audio trwał zazwyczaj 14 godzin, podczas gdy dostęp do obiektu był ograniczony do 10 godzin.
Dodatkowo, brak precyzyjnych wytycznych dotyczących logistyki wewnętrznej powodował chaos przy rozładunku. Zespół techniczny tracił średnio 3,2 godziny na przestawianie palet wewnątrz strefy eventowej, zamiast zajmować się instalacją systemów.
Podejście
Zespół Theroyaleevents przejął koordynację logistyki technicznej na 4 tygodnie przed wydarzeniem. Stworzyliśmy tzw. 'okno dostępności', w którym każdy z dostawców otrzymał precyzyjny slot czasowy na rozładunek z dokładnością do 15 minut.
Przeprowadziliśmy wizję lokalną w obiekcie, aby wyznaczyć ścieżki transportowe, które nie kolidują z głównym wejściem dla gości. Opracowaliśmy mapę techniczną, która została udostępniona wszystkim kontrahentom jako wiążący dokument logistyczny.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system weryfikacji dostaw na wjeździe do obiektu, co wyeliminowało błędy w kolejności wyładunku sprzętu. Zamiast czekać na decyzję na miejscu, każdy z podwykonawców wiedział dokładnie, w którym sektorze sceny ma rozstawić swoje moduły.
To ma po prostu działać. Zmiana kolejności prac – najpierw oświetlenie górne, potem podłoga sceniczna – pozwoliła zespołowi pracować w sposób równoległy zamiast sekwencyjnego, co było kluczem do sukcesu.
Rezultaty
Dzięki usprawnieniu procesów logistycznych, cały proces setupu zamknął się w 7,5 godziny, co pozwoliło uniknąć stresu i dodatkowych kosztów wynajmu sali.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Audyt techniczny i analiza harmonogramu dostaw
-
Luty 2024Wdrożenie nowego planu logistyki w obiekcie
-
Luty 2024Nadzór nad montażem podczas dnia wydarzenia
"Logistyka przed współpracą z Theroyaleevents to był ciągły pożar. Teraz wiemy dokładnie, co dzieje się na scenie minuta po minucie, a zaoszczędzone godziny to realny zysk w budżecie."